Sie suchen keinen Dienstleister. Sie wollen, dass Ihr Telefon aufhört, Ihren Tag zu bestimmen.
Dafür gibt es drei Startleistungen — jede beginnt bei Ihrem Alltag, nicht bei uns: Telefonannahme mit Rückrufservice, Termin- und Rückrufkoordination, Büroservice. Sie starten mit einem Baustein und erweitern nur, wenn es Ihnen nützt.
Telefonannahme mit Rückrufservice
Der Meister steht auf der Leiter, das Handy vibriert dreimal. Abends beim Rückruf hat der Kunde längst jemanden gefunden. Jeder verpasste Anruf ist ein Auftrag für den Wettbewerber — und er taucht in keiner Auswertung auf, nur im fehlenden Umsatz.
Was sich für Sie ändert
Ihre Anrufe werden angenommen — auch wenn bei Ihnen gerade niemand rangehen kann. Wir melden uns auf Deutsch, mit Ihrem Firmennamen, nach Ihren Vorgaben. Für Ihre Anrufer gibt es kein Callcenter, nur Ihr Unternehmen. Auf Wunsch rufen wir in Ihrem Namen zurück, statt nur zu notieren — nach Ihren Regeln.
Wenn Sie behutsam anfangen wollen: Überlauf-Telefonie. Sie nehmen weiter selbst an, was Sie können — zu uns kommt nur, was bei Ihnen niemand erreicht hat. Sie behalten die Hand am Telefon und geben nur den Überlauf ab.
So läuft ein Anruf ab
- Ihr Kunde wählt Ihre Nummer. Die Rufumleitung — dauerhaft oder nur bei Besetzt und Nichtmelden — bringt den Anruf zu uns.
- Wir melden uns mit Ihrem Firmennamen und der Begrüßung, die Sie festgelegt haben.
- Das Anliegen wird nach Ihrem Leitfaden aufgenommen: Wer ruft an, worum geht es, wie dringend ist es, wie ist die Person erreichbar.
- Sie erhalten die Gesprächsnotiz auf dem vereinbarten Weg — mit Anliegen, Rückrufnummer und nächstem Schritt. Vereinbarte Rückrufe halten wir nach.
Ihre Servicezeiten legen Sie fest. Unser Standort Mitrovica liegt in der MEZ — derselben Zeitzone wie Ihr Betrieb. Früher Morgen, Mittagszeit, Freitagnachmittag: Gerade die Randzeiten, in denen ein kleines Büro am dünnsten besetzt ist, lassen sich ohne Zeitverschiebung abdecken.
Zur Einordnung: Jede Unterbrechung verlängert die Bearbeitungszeit um mindestens 15 Prozent und erhöht die Fehlerquote um bis zu 18 Prozent (Tagebuchstudie Next Work Innovation, 2022). Ihre Fachkräfte sollen arbeiten — nicht Telefonzentrale spielen.
Eine Grenze, offen benannt: Fachliche Auskünfte in der Tiefe des Chefs geben wir nicht. Wir nehmen auf, klären das Erlaubte — und übergeben sauber an Sie.
Termin- und Rückrufkoordination
Ihre Bürokraft schreibt ein Angebot, nimmt zwei Anrufe an und verspricht drei Rückrufe — abends ist einer vergessen. Nicht aus Schlamperei: Kein Mensch kann vier Dinge gleichzeitig. Bei Ihnen fällt nichts hinten runter — bis es doch passiert. Und dann ausgerechnet beim wichtigsten Kunden.
Was sich für Sie ändert
Rückrufe werden erfasst, terminiert und nachgehalten. Ihr Kalender füllt sich nach Ihren Regeln, nicht nach Zuruf. Sie sehen jeden offenen Punkt — nichts hängt mehr an einem einzelnen Gedächtnis. Terminabsagen und Verschiebungen erreichen Sie, bevor der Termin platzt.
So arbeiten wir mit Ihrem Kalender
- Vor dem Start legen Sie die Regeln fest: wer Termine bekommt, wann, wie lange — und welche Zeiten tabu sind.
- Wir vereinbaren, bestätigen und verschieben Termine ausschließlich nach diesen Regeln. Wie wir Ihren Kalender erreichen, wird gemeinsam im Onboarding festgelegt.
- Offene Rückrufe und Termine erhalten Sie als gepflegte Liste auf dem vereinbarten Weg — nichts bleibt in der Schwebe.
So sieht eine Gesprächsnotiz aus
- Anruf für
- Ihre Firma, angenommen in Ihrem Namen
- Anliegen
- Herr Y, Muster GmbH, bittet um Rückruf wegen Angebot 2024-117
- Erreichbar
- heute bis 16 Uhr unter der hinterlegten Durchwahl
- Nächster Schritt
- Rückruf durch Sie — oder Terminvorschlag durch uns, wenn Sie das so festgelegt haben
Kurz, im Kollegen-Ton, vollständig: Ihr Anrufer erzählt seine Geschichte genau einmal — Sie lesen sie genau einmal.
Büroservice und Backoffice
Ihre Bürokraft macht die Arbeit von drei Leuten — irgendwann macht sie das nicht mehr mit. Und wenn sie kündigt, bricht die halbe Organisation weg.
Zur Einordnung: Bürokratie bindet im Mittelstand rund 7 Prozent der Arbeitszeit — im Schnitt 32 Stunden pro Monat und Unternehmen (KfW Research, Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 2025).
Was sich für Sie ändert
Wiederkehrende Büroarbeit wird miterledigt und dokumentiert — zum Beispiel: Anfragen erfassen, Adress- und Stammdaten pflegen, Postfächer nach Ihren Vorgaben vorsortieren und mit freigegebenen Vorlagen beantworten, Termine verwalten, Rechercheaufgaben übernehmen. Ihre Bürokraft macht wieder eine Arbeit statt drei — und Urlaub oder Krankheit reißen keine Lücke mehr in Ihre Abläufe.
So bleibt es Ihre Organisation
- Im Onboarding wird jede Aufgabe schriftlich festgehalten: was, wie, bis wann — und was ausdrücklich nicht.
- Gearbeitet wird nur nach dieser Arbeitsanweisung. Änderungen gibt es schriftlich, größere Änderungen nach dem Vier-Augen-Prinzip.
- Sie erhalten einen Nachweis über das Erledigte — nachvollziehbar je Vorgang, nicht als Pauschalsatz.
Ehrliche Umfangsprüfung vor dem Vertrag: Wir übernehmen nur, was wir sauber leisten können. Passt der Umfang nicht, sagen wir es Ihnen — vor der Unterschrift, nicht nach drei Monaten.
Was nicht in unsere Hände gehört:
- keine Buchhaltung und keine Lohnabrechnung,
- keine Zahlungsfreigaben und keine Aufnahme von Zahlungs- oder Kartendaten,
- keine rechtsverbindlichen Erklärungen in Ihrem Namen.
Ein Preisblatt, alles drauf
Konkrete Preise nennt Ihnen unser Preisblatt — Sie erhalten es auf Anfrage per E-Mail. Eine Regel gilt dabei immer: Keine Position erscheint auf Ihrer Rechnung, die nicht auf dem Preisblatt stand.
Welcher Baustein passt zu Ihrem Betrieb?
Schreiben Sie uns in wenigen Sätzen, wie Ihr Telefon- und Büroalltag heute aussieht. Wir antworten ehrlich, welcher Baustein Ihnen nützt — und welcher nicht. Kein Vertrag, keine Verpflichtung.
E-Mail an info@kontaktservice.online
Eine Telefonnummer wird derzeit eingerichtet und hier ergänzt.