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Arbeitsweise & Qualität

Am Telefon entsteht der erste Eindruck Ihres Betriebs. Den geben Sie nicht irgendwem.

Woher soll ein Externer wissen, was bei Ihnen ein Notfall ist und was Zeit hat? Und wenn Sie schon einen Dienstleister hatten, kennen Sie das andere Problem: Viele sind im ersten Monat großartig — und im sechsten nicht wiederzuerkennen. Beides beantwortet diese Seite. Nicht mit Adjektiven, sondern mit Abläufen, die Sie prüfen können.

Sie geben nichts aus der Hand — Sie gewinnen Übersicht

Heute verschwinden verpasste Anrufe spurlos: keine Nachricht, keine Nummer, kein Umsatz. Künftig ist innerhalb Ihrer Servicezeiten jeder Anruf angenommen und dokumentiert — kein angenommener Anruf ohne Notiz. Sie legen fest, was wir sagen, wie wir uns melden, was wir zusagen dürfen. Und Sie ändern es jederzeit.

Acht Regeln, nach denen für Sie gearbeitet wird

  1. Onboarding ohne Ende

    Sie kennen das: Nach der Startphase lässt die Qualität nach — schleichend, bis es Ihre Kunden merken. Deshalb endet unser Onboarding nicht. Vor dem ersten Anruf entstehen Ihr Firmen-Steckbrief und Ihr Gesprächsleitfaden. Nach dem Start folgen feste Qualitätsgespräche — anfangs engmaschig, danach in regelmäßigen Terminen — und Stichproben mit Bewertungsbogen. Ihr Steckbrief wird gepflegt, nicht abgeheftet.

  2. Feste Zuständigkeit statt wechselnder Stimmen

    Sie kennen das: Bei jedem Kontakt eine neue Stimme, und niemand kennt Ihre Firma. Deshalb gilt für Ihren Auftrag feste Zuständigkeit statt wechselnder Stimmen — Sie erklären Ihr Unternehmen genau einmal. Wechsel teilen wir Ihnen aktiv mit. Und niemand nimmt Ihre Anrufe an, ohne dokumentiert in Ihren Auftrag eingearbeitet zu sein.

  3. Ein Leitfaden, kein starres Skript

    Sie kennen das: Skript-Roboter, bei denen Ihr Kunde sein Anliegen dreimal erzählt. Deshalb entsteht Ihr Leitfaden gemeinsam mit Ihnen — mit den Fragen, die Ihre Anrufer wirklich stellen. Jede Übergabe enthält das komplette Anliegen: Ihr Anrufer erzählt seine Geschichte genau einmal.

  4. Ehrliches Reporting

    Sie kennen das: Berichte, in denen alles grün ist — bis der Kunde kündigt. Deshalb erhalten Sie einen Monatsbericht mit echten Zahlen, auch den unbequemen: verpasste Anrufe, Beschwerden, offene Punkte. Sie sollen steuern können, nicht beruhigt werden.

  5. Ein Preisblatt, alles drauf

    Sie kennen das: Die Rechnung kennt Positionen, die das Angebot nicht kannte. Deshalb gilt: Keine Position erscheint auf Ihrer Rechnung, die nicht auf dem Preisblatt stand. Auch Ihre Kündigungsfrist steht dort — nicht im Kleingedruckten.

  6. Unsere eigene Erreichbarkeit

    Sie kennen das: Der Dienstleister, der Ihre Erreichbarkeit verkauft, ist selbst nicht zu erreichen. Deshalb haben Ihre Anliegen bei uns eine fest vereinbarte Reaktionsfrist, und Änderungen an Leitfaden oder Regeln werden binnen der vereinbarten Frist umgesetzt. Mitrovica liegt in der MEZ — dieselbe Zeit wie bei Ihnen, keine Zeitzonen-Ausrede.

  7. So schützen wir die Daten Ihrer Anrufer

    Sie kennen das: Beim Wort Datenschutz wird mancher Anbieter einsilbig. Deshalb beantworten wir die Fragen, bevor Sie sie stellen. Zu jedem Angebot gehört unaufgefordert der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO samt EU-Standardvertragsklauseln. Sie sehen, welche Daten wo liegen, wer darauf zugreift und wann gelöscht wird. Unser Standort gehört offen dazu: Kosovo ist datenschutzrechtlich ein Drittland; das kosovarische Datenschutzgesetz Nr. 06/L-082 ist der DSGVO nachgebildet. Was das für Ihren Vertrag bedeutet, legen wir Ihnen ungefragt auf den Tisch — bevor Sie unterschreiben.

  8. Was wir nicht tun

    Ein sichtbares Nein macht jedes Ja glaubwürdig. Darum klar benannt:

    • keine Kaltakquise-Anrufe bei Privatpersonen,
    • keine Zusagen über das hinaus, was Sie freigegeben haben,
    • keine Aufnahme von Zahlungs- oder Kartendaten am Telefon,
    • keine Rechts-, Steuer- oder Gesundheitsberatung — wir nehmen auf, klären das Erlaubte und übergeben an Sie.

Prüfen Sie uns am Muster

Wie eine Gesprächsnotiz für Sie aussieht, sehen Sie an einem gekennzeichneten Muster auf der Leistungsseite. Und wenn Sie wissen wollen, wie das für Ihren Betrieb aussieht: Schreiben Sie uns, wie heute bei Ihnen ans Telefon gegangen wird — wir antworten ehrlich, ob und wie wir helfen können.

E-Mail an info@kontaktservice.online

Eine Telefonnummer wird derzeit eingerichtet und hier ergänzt.