Es ist Dienstag, 11:40 Uhr. Ihr Team steht beim Kunden — und das Telefon klingelt.
Wer nicht durchkommt, ruft den Nächsten an. Genau an dieser Stelle übernehmen wir: Anrufannahme auf Deutsch, mit Ihrem Firmennamen, nach Ihrem Leitfaden. Innerhalb Ihrer Servicezeiten wird jeder Anruf angenommen und dokumentiert — kein angenommener Anruf ohne Notiz.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
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Sie haben sich nicht selbstständig gemacht, um den ganzen Tag ans Telefon zu gehen. Trotzdem hängt die Erreichbarkeit Ihres Betriebs an Ihnen — abends, samstags, im Urlaub.
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Eine Person ist keine Besetzung — aber eine zweite können Sie sich nicht leisten. Jede Krankmeldung Ihrer Bürokraft macht Sie selbst zur Vertretung.
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Die interessantesten Anrufe kommen, wenn bei Ihnen niemand mehr da ist. Am nächsten Morgen ist der Auftrag woanders — und Sie erfahren es nie.
Zur Einordnung: Selbstständige mit Mitarbeitenden arbeiten im Schnitt rund 48 Stunden pro Woche (BAuA-Arbeitszeitbefragung 2021).
Jeder Betrieb klingt anders — welcher ist Ihrer?
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Werkstatt & Handwerk
Der Meister steht auf der Leiter, das Handy vibriert zum dritten Mal. Abends beim Rückruf hat der Kunde längst jemanden gefunden.
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Praxis & Studio
Volle Anmeldung, dauerklingelndes Telefon: Wer seinen Termin verschieben will, erreicht niemanden — und erscheint einfach nicht.
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Kanzlei & Beratung
Tagsüber gehen Besprechungen vor — Ihre Mandanten erreichen nur den Anrufbeantworter. Neue Mandate entstehen aber am Telefon.
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Agentur & Dienstleister
Konzentrierte Projektarbeit und ein offenes Telefon vertragen sich nicht. Jede Unterbrechung kostet mehr als die Minute am Hörer.
Was sich für Sie ändert
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Ihr Kopf wird frei
Sie arbeiten wieder am Unternehmen — nicht als Telefonzentrale Ihres Betriebs. Anliegen lesen Sie gesammelt, wenn es in Ihren Tag passt.
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Kein Anliegen ohne Notiz
Innerhalb Ihrer Servicezeiten wird jeder Anruf angenommen und dokumentiert. Zu jedem angenommenen Anruf erhalten Sie eine Notiz: Anliegen, Rückrufnummer, nächster Schritt.
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Ihr Team, nicht unser Callcenter
Wir melden uns mit Ihrem Firmennamen, nach Ihrer Begrüßung. Für Ihre Anrufer klingt es nach Ihrem Unternehmen — Ihr Empfang wird größer, nicht fremder.
So läuft ein Anruf für Ihre Kunden
- Ihr Kunde wählt Ihre Nummer — die Rufumleitung bringt den Anruf zu uns. Für den Anrufer ändert sich nichts.
- Wir melden uns mit Ihrem Firmennamen und nehmen das Anliegen nach Ihrem Leitfaden auf — mit den Fragen, die Sie festgelegt haben.
- Sie erhalten die Gesprächsnotiz auf dem vereinbarten Weg: Anliegen, Rückrufnummer, nächster Schritt. Sie entscheiden, was daraus wird.
Rechnen Sie selbst
Rund 20 Krankheitstage plus 30 Urlaubstage: Eine Ein-Personen-Besetzung fällt an etwa 50 von 250 Arbeitstagen aus — unplanbar. Und die Vertretung sind meistens Sie.
Beispielrechnung. Grundlage Krankenstand: im Schnitt 19,7 Fehltage je beschäftigter Person (DAK-Gesundheitsreport 2024) bis rund 23 Fehltage (TK-Gesundheitsreport 2025).
- Feste Zuständigkeit statt wechselnder Stimmen — Wechsel teilen wir Ihnen aktiv mit. Mehr zur Arbeitsweise
- Sie sehen alles: Jede Gesprächsnotiz geht an Sie. Sie legen fest, was wir sagen — und ändern es jederzeit.
- Datenschutz beantworten wir, bevor Sie fragen. So schützen wir die Daten Ihrer Anrufer
Der erste Schritt ist eine E-Mail, kein Vertrag
Sie schildern in wenigen Sätzen Ihren Alltag am Telefon. Wir antworten ehrlich, ob und wie wir helfen können — auch dann, wenn die Antwort Nein lautet. Nichts beginnt automatisch.
E-Mail an info@kontaktservice.online
Eine Telefonnummer wird derzeit eingerichtet und hier ergänzt. Sobald sie da ist, gilt: Rufen Sie an und achten Sie darauf, wie wir uns melden — genau so klingt es später für Ihre Kunden.